|
U bent hier: Home › Vereniging › Notulen ALV 22 september 2009 Notulen ALV 22 september 2009Notulen van de 59e Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Vereniging te Hong Kong op 22 September 2009 in The Kee Club, Hong Kong.
1. Opening
De Voorzitter, Willem Hoogland verwelkomt iedereen in de zaal en stelt de komst van de leden zeer op prijs. De Voorzitter kondigt tevens het 60 jarige Lustrumjaar aan, wat uitgebreid gevierd zal worden. De overige aanwezige Bestuursleden stellen zich zelf even voor: - Pierre de Rooij, Penningmeester en Vice-Voorzitter - Jacco Klip, Evenementen - Nora Gerrits, Ledenadminstratie - Gouke van Voorst, Webmaster - De Secretaris, Igor van Dooremaal, is deze avond afwezig De volgende Bestuursleden zijn afgetreden voor het aankomend bestuursjaar: - Linet Jannink, Sponsorzaken. Het bestuur zal hiervoor een opvolger zoeken - Redactie van de Hollandse Nieuwe, Maren Striker. Zijn vervanger wordt gekozen uit het nieuwe redactieteam
De doelstellingen van de Nederlandse Vereniging in Hong Kong zijn: - Een Nederlands sociaal centrum te zijn; en - Het bevorderen van de samenhorigheid onder de Nederlanders in Hong Kong. Bovenstaand wordt bewerkstelligt middels talloze activiteiten voor groot en klein en middels periodieke Nieuwsbrieven en de Hollandse Nieuwe.
Voorts doet de Nederlandse Vereniging ook elk jaar wat terug voor de Hong Kong Gemeenschap: Tijdens het Oranjebal in April 2009 werd in totaal HKD 50,000 ingezameld voor de People’s Food Bank in Hong Kong. De People’s Food Bank heeft door middel van een brief de Nederlandse Gemeenschap bedankt voor hun bijdrage.
2. Notulen van de 58e Algemene Ledenvergadering d.d. 22 September 2008
De Voorzitter merkt op dat het aantal aanwezige leden aan het eind van het Verenigingsjaar 2007/2008, geconstanteerd door het voorgaande Bestuur, afwijkt van het aantal leden dat door het huidige Bestuur is geconstanteerd. Dit zal verder worden besproken onder punt 3.
3. Verslag van het Bestuur over de gang van zaken gedurende het Verenigingsjaar 2008/2009
Algemeen: Het was een hectisch jaar vanwege bestuurswisselingen gedurende het hele jaar door. Josan Boelen is vertrokken naar Nederland en vervangen door Pierre de Rooij. Igor van Dooremaal heeft de rol als Secretaris overgenomen van Bas Kniphorst. Monique van Campen heeft de functie Evenementen tijdelijk bekleed, net als Johannita van Beuningen die tijdelijk Ledenadministrateur was. Deze functies zijn nu overgenomen door Jacco Klip en Nora Gerritse. Ook is er afscheid genomen van de gehele redactie van de Hollandse Nieuwe. Inmiddels zijn de nieuwe Bestuursleden goed ingewerkt en proberen van het nieuwe Verenigingsjaar een goed jaar te maken.
Kritiekpunten van vorig jaar werden zorgvuldig behandeld. Er is hard gewerkt aan een betere samenwerking met andere Nederlandse organisaties in Hong Kong. De samenwerking met de Nederlandse Hockey Vereniging is sterk verbeterd. De Nederlandse Vereniging is o.a. verslagen/uitslagen gaan publiceren op haar Website en in de Hollandse Nieuwe en is dit jaar tevens ook “Friend of ZOAT” geworden. Samen met de Dutch Chamber werd voorts afgelopen jaar de Kerstborrel en de Rabobank Haring Party georganiseerd. Een sportevenement zoals een tennistoernooi tezamen met de Dutch Chamber wordt gezien als een mogelijkheid voor het nieuwe Verenigingsjaar. De samenwerking met het Consulaat is verder ook positief, zo werd onlangs o.a. via de Nederlandse Vereniging informatie verspreid over de nieuwe paspoortregeling. Een opmerking werd gemaakt over het niet annuleren van het Vrijmarkt. In de toekomst zal er beter worden gecommuniceerd met de Leden middels Nieuwsbrieven en de Hollandse Nieuwe.
De organisatie van het Dragonboat evenement heeft de Nederlandse Vereniging dit jaar ook meer naar zich toegehaald, hoewel de situatie nog niet helemaal perfect was. Aankomend jaar wordt het evenement volledig overgedragen aan de Evenementencommissie. Leden van de Nederlandse Vereniging betalen een lager tarief voor het deelnemen aan het Dragonboot evenement.
Voorts heeft de Nederlandse Vereniging tezamen met Joop Litmaath geprobeerd om afgelopen Verenigingsjaar Paul van Vliet naar Hong Kong te halen, helaas is dat vanwege Paul’s drukke programma helaas niet meer gelukt. De Nederlandse Vereniging blijft het echter ook dit jaar weer proberen.
Verder is er een HSBC account opgezet voor de Nederlandse Vereniging. Dit brengt minder kosten met zich mee en is de ontvangst van betalingen sneller. Ook is de Website van de Nederlandse Vereniging ge-update.
Evenementen: Jacco Klip meldt dat de Evenementencommissie bijna uit een volledig nieuw team bestaat. De maandelijkse borrels worden elke maand gehouden op verschillende locaties. De twee gedachtes hierachter is de sociale factor en het ontdekken van nieuwe plekken.
Koffieochtenden worden weer gepland zoals vorig jaar. Het Leidens Ontzet is dit jaar een week later verschoven vanwege een public holiday. Het Sinterklaas is zeer populair onder de kinderen. Een samenwerking met Discovery Bay is niet mogelijk vanwege de drukte die er zal ontstaan. Er waren 75 deelnemers op het schaatsfeest. Paasfeest zal ook dit jaar weer worden georganiseerd.Oranjebal was een geslaagd feest, helaas was de opkomst minder dan het jaar ervoor. De Dragonboat races worden vanaf heden georganiseerd door de Evenementen commissie.
Ondanks verschillende pogingen om een cabaretavond te organiseren is het niet gelukt om het evenement te realiseren. Volgend jaar zal er nog een poging worden gewaagd om het alsnog te organiseren. Voor 2009/2010 wordt er in elk geval elke maand weer een andere lokatie gezocht voor de borrel. Er zullen geen evenementen van de kalender worden gehaald, wel komen er activiteiten bij zoals het ZOAT op 7 november, een familiedag in de vorm van een schaatsfeest en Apres-ski feest, filmavond en een sporttoernooi.
Er wordt bestudeerd of er een mogelijkheid bestaat om van het Lustrumfeest (Oranjebal) ook een familiedag te maken met een middagactiviteit en ’s avonds voorts een gala diner.
Secretariaat: De Nederlandse Vereniging is ingeschreven bij de politie als een non-profit organisatie. Het adres van de Voorzitter is gebruikt voor het huidige adres van de Nederlandse Vereniging. Het versturen van Nieuwsbrieven wordt beperkt tot 2 maal per maand tenzij ad hoc Nieuwsbrieven noodzakelijk worden geacht.
Ledenverloop: Gedurende het afgelopen Verenigingsjaar (2008/2009) bestond de Nederlandse Vereniging uit 429 volwassenen en 266 kinderen. Het systeem is nu volledig opgeschoond en in totaal zijn er 30 nieuwe leden bijgekomen, maar er hebben zich ook 30 leden uitgeschreven.
De Voorzitter vermeldt ook dat het Bestuur als doel heeft om door te groeien tot 1000 leden aan het einde van het bestuursjaar. Om hun doel te bereiken worden er flyers verspreid tijdens borrels en evenementen. Rudolf Hollander stelt voor om de prijsverschillen voor de activiteiten tussen leden en niet-leden groter te maken. De kans dat de mensen een lidmaatschap overwegen wordt hiermee groter.
Om het probleem van de betaling van contributies tegen te gaan is er nu een strikte ledencontrole bij de evenementen. Voorts zullen oproepen om tot betaling over te gaan geplaatst worden in de nieuwsbrief en/of zullen nota’s worden verstuurd in het geval van openstaande contributies. Alexander de Nerée tot Babberich stelt voor om een invoice via de email te versturen naar de Leden met de mededeling dat men nog niet heeft betaald.
Sponsors: De Nederlandse Vereniging heeft nu een nieuwe staande banner gemaakt waarop de logo’s van de huidige Gold en Silver sponsors staan vermeld. De Gold sponsors zijn nu ABN Private Banking en Rabobank. Onder de Silver sponsors bevinden zich nu KLM, Philips, ING, Fortis en Heineken. De overige sponsors zijn Orange Tree en BB&L. Nieuw bijgekomen is ABN Amro Private Banking, terwijl Beemster Kaas de sponsoring heeft stopgezet. Fortis is voorts van Gold sponsor naar Silver sponsor gegaan. Het Bestuur hoopt het aankomende jaar meer sponsors te werven, wellicht middels het geven van kortingen of een bedrijfsnaam te verbinden aan een evenement of de mogelijkheid te bieden tot het plaatsen van advertenties in de Hollandse Nieuwe of op de Website en voorts kan gedacht worden aan een ‘insight artikel’ over de Sponsor in de Hollandse Nieuwe. Voorgaande sponsors worden ook weer op nieuw benaderd.
Sommige bedrijven willen de Nederlandse Vereniging in natura sponsoren. Armand Van Oord zal wellicht horloges gaan sponsoren bij een aantal activiteiten en Hema bood recentelijk aan een aantal producten aan de Nederlandse Vereniging weg te willen geven.
De Voorzitter wil bij deze dan ook alle Sponsors bedanken voor hun bijdrage.
Website: Het Bestuur is redelijk tevreden met de huidige website. De website wordt regelmatig onderhouden door de webmaster. Een aantal aandachtspunten is het updaten van foto’s, spam, meer informatie voor nieuwkomers en meer aandacht voor de sponsors. Er zal ook gekeken in hoeverre de lay-out van de nieuwsbrief dient te worden veranderd. De Voorzitter stelt de vraag of het huidige emailadres van de nieuwsbrief als onpersoonlijk wordt gezien. De reden achter de keuze van het huidige emailadres is aangezien email adressen zoals info@nedverhk.com vaak door bedrijven als spam worden aangemerkt en dus niet bij het desbetreffende Lid aankomen. De aanwezige leden hebben geen probleem met het huidige emailadres.
Redactie: Het begin van het Verenigingsjaar 2009/2010 is begonnen met een nieuwe redactie voor de Hollandse Nieuwe. Later deze maand zal worden gekeken welk redactielid deel zal gaan uitmaken van het Bestuur.
Het Bestuur wil meer inhoud geven aan de Hollandse Nieuwe, en dit zal o.a. inhouden toevoeging van kleurplaten voor de kinderen, insight artikel over een bepaalde sponsor en natuurlijk zullen de vaste rubrieken zoals ‘op de klapstoel’, ‘Kitty verklaart’ en ‘Wat hebben we gemist in Nederland’ ook niet ontbreken.
4. Financieel Verslag
Bij de vergelijking met het vorige Verenigingsjaar zijn de inkomsten lager dan begroot. Het Bestuur en de Evenementencommissie hebben een goede balans gezocht tussen de inkomsten en uitgaven. Daardoor is er ondanks tegenvallende inkomsten toch een positief jaar gedraaid.
Er is een goede veiligheidsmarge opgebouwd in het eigen vermogen van de Nederlandse Vereniging. Het Bestuur is daarom erg blij met de balans 2008/2009. Vanwege de positie van het eigen vermogen is het niet noodzakelijk om de contributies van de Leden te verhogen.
Zoals eerder aangegeven hebben de Ledenadministratie en de Penningmeester een sluitende procedure ontworpen om lidmaatschapsgelden te innen en in uiterst geval de wanbetalers uit te schrijven. Ook wordt er per evenement gecontroleerd of leden die gebruik maken van de korting voor leden, inderdaad hun lidmaatschapsgeld hebben betaald.
5. Verslag Verificatiecommissie en decharge van de Penningmeester
Joop Litmaath neemt namens de Verificatiecommissie het woord. Joop Litmaath geeft aan dat de samenwerking met de huidige Penningmeester erg bevredigend was en heeft daarom alle vertrouwen in hem. Erik Leenders wordt ook bedankt voor zijn bijdrage in de Verificatiecommissie. De Verificatiecommissie heeft de volgende adviespunten: a. Het innen van contributie blijft een heikel punt en verdient de aandacht van het Bestuur b. De Lustrumreservering van HKD 40,000 per jaar blijven voortzetten voor het volgende lustrum Joop Litmaath gaat akkoord met het verspreiden dit jaar van de Notulen van de huidige ALV en de Begroting voor het jaar 2009/2010 per e-mail.
6. Benoeming Verificatiecommissie 2009/2010
De Voorzitter stelt voor om de huidige verificatiecommissie bestaande uit Erik Leenders en Joop Litmaath voor te dragen. Het voorstel is aangenomen. Joop Lidtmaath geeft aan dat hij volgend jaar voor de laatste keer deze taak op zich zal nemen. Het Bestuur zal samen met Erik Leenders voor een tweede lid voor de Verificatiecommissie zorg moeten dragen, die volgend jaar in de ALV voorgedragen en benoemd kan worden.
7. Mededelingen/voorstellen
Lustrumbijdrage: De Lustrumbijdrage van HKD40,000 per jaar zal worden voortgezet.
Contributiebijdragen: De Voorzitter geeft aan dat er geen wijziging komt in de contributiebijdrage.
De aanwezige Leden gaan akkoord met beide voorstellen van het Bestuur.
8. Rondvraag
Alexander de Nerée tot Babberich wil als Voorzitter van de Dutch Chamber in Hong Kong de Nederlandse Vereniging bedanken voor de goede samenwerking. Hij geeft aan graag samen te werken aan een gezamenlijk sportevenement. Alexander de Nerée tot Babberich merkt de actieve rol van de Voorzitter van de Nederlandse Vereniging op bij het betrekken van mensen in de organisatie en het zoeken van enthousiaste mensen voor het Bestuur.
Eric Kampman wil meer uitleg over het grote ledenverschil na het opschonen van het systeem en vraagt zich af of er ook meer geld is binnengekomen door het hogere ledenaantal. De Penningmeester legt uit dat er geen verklaring is voor het verschil, ook is er geen toename in geld. Nora Gerritse legt uit dat het systeem is omgegooid en verwacht geen problemen meer in de toekomst.
Joop Litmaath duidt aan erg blij te zijn met de betrokkenheid van de Nederlandse Vereniging bij het ZOAT.
Eric Kampman wil weten wat de rol is van de Nederlandse Vereniging bij ZOAT. De Voorzitter meldt dat het rekeningnummer van ZOAT geopend is onder de naam van de Nederlandse Vereniging. In ruil daarvoor heeft de Nederlandse Vereniging de titel ‘Friend of Zoat’ verkregen, plaatst het een advertentie in het ZOAT-boekje, mag het zijn staande banner neerzetten tijdens het ZOAT-event en hopelijk zal dat nieuwe leden voor de Nederlandse Vereniging met zich meebrengen.
9. Verkiezing Bestuur 2009/2010:
De Voorzitter geeft aan dat het Bestuur als volgt is voorgedragen:
Voorzitter: Willem Hoogland Penningmeester: Pierre de Rooij (tevens Vice-Voorzitter) Secretaris: Igor van Dooremaal Evenementen: Jacco Klip Ledenadministratie: Nora Gerritse Webmaster: Gouke van Voorst Redacteur Hollandse Nieuwe: Binnenkort bekend Sponsorzaken: Beschikbaar
Er zijn geen tegenkandidaten ingediend en het voorstel van het Bestuur wordt aangenomen.
10. Sluiting
De Voorzitter sluit de Vergadering. |
Zoek in siteLaatste nieuws-- Geen vermeldingen -- |
Bedankt voor het bezoeken van Nederlandse Vereniging in Hong Kong - Kom snel terug.